PDFとは？メリットなどをわかりやすく解説

PDFのメリット

通常のドキュメントファイルをPDFファイル化するメリットは以下の通り。

レイアウトの崩れがない

PDFファイルは、OSやソフトウェアに依存することなく、文書の内容やレイアウトを忠実に再現できる。そのため、作成した文書を相手に正確に伝えることができる。

例えば、Wordで作成した文書をPDFに変換すれば、相手がWordを持っていない場合でも、レイアウトが崩れることなく文書の内容を確認できる。

軽量なファイルサイズ

PDFファイルは、テキスト、画像、フォントなどのデータを圧縮して格納するため、ファイルサイズが比較的軽量である。そのため、メールで送信したり、Webサイトで公開したりしやすい。

例えば、10MBのWord文書をPDFに変換すると、ファイルサイズが数MBまで小さくなる場合がある。

 高いセキュリティ

PDFファイルには、パスワード設定やデジタル署名などのセキュリティ機能が搭載されている。そのため、情報の漏洩や改ざんを防ぐことができる。

例えば、パスワードを設定することで、PDFファイルを開くことができるユーザーを制限できる。

豊富な機能

PDFファイルには、注釈機能、検索機能、ハイパーリンク機能など、様々な機能が搭載されている。そのため、文書を効率的に閲覧したり、編集したりすることができる。

例えば、注釈機能を使って、PDFファイルにメモやコメントを追加したり、検索機能を使って、ファイル内の文字列を検索したりすることができる。

長期保存性

PDFファイルは、劣化や破損に強いファイルフォーマットである。そのため、長期保存に適している。

例えば、紙の文書は経年劣化によって破損したり、色褪せたりする可能性があるが、PDFファイルは劣化することなく保存できる。

汎用性の高さ

PDFファイルは、様々なデバイスで閲覧できる。そのため、ビジネスシーンや技術文書などで広く利用されている。

例えば、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレット端末でもPDFファイルを閲覧できる。

その他

PDFファイルは、電子書籍や電子署名など、様々な用途で利用されている。

例えば、電子書籍は、PDFファイル形式で販売されていることが多い。

PDFファイルは、様々な方法で作成できる。以下では、代表的な方法をいくつか紹介する。

Adobe AcrobatなどのPDF作成ソフトを使う

Adobe AcrobatなどのPDF作成ソフトを使えば、ワードやエクセルなどの文書を簡単にPDFに変換できる。また、画像や動画を挿入したり、テキスト編集を行ったりすることも可能。さらに、パスワード設定やデジタル署名など、高度なセキュリティ機能も利用できる。

代表的なPDF作成ソフトは以下の通り。

• Adobe Acrobat Pro DC
• Microsoft Word
• Google Docs
• LibreOffice Writer
• PDFelement

プリンタードライバーを使って印刷する

プリンタードライバーを使って印刷する方法は、特別なソフトをインストールすることなくPDFファイルを作成できる手軽な方法。印刷画面で「プリンター」に「Adobe PDF」を選択して印刷することで、PDFファイルを作成できる。

ただし、レイアウトが崩れる場合や、編集機能が制限される場合がある。

Webブラウザの拡張機能を使う

ChromeやFirefoxなどのWebブラウザには、PDFファイルを作成できる拡張機能が多数存在する。これらの拡張機能を使えば、WebページをそのままPDFファイルに変換したり、Webブラウザ上で編集を行ったりすることができる。

代表的な拡張機能は以下の通り。

• Google Chrome:
  • Save as PDF
  • PDF Viewer
• Firefox:
  • PDF.js
  • Print to PDF

その他の方法

上記以外にも、以下のような方法でPDFファイルを作成できる。

• オンラインサービス: PDF変換サービスを利用することで、ブラウザ上で簡単にPDFファイルを作成できる。
• 専用アプリ: スマートフォンやタブレット端末でPDFファイルを作成できるアプリが多数存在する。
• コマンドラインツール: コマンドライン操作に慣れている場合は、コマンドラインツールを使ってPDFファイルを作成することもできる。

どの方法を選択するかは、作成するPDFファイルの内容や目的によって異なる。

• 高機能な編集機能が必要な場合は、Adobe AcrobatなどのPDF作成ソフトを使う。
• 手軽に作成したい場合は、プリンタードライバーを使って印刷するか、Webブラウザの拡張機能を使う。
• WebページをPDFに変換したい場合は、Webブラウザの拡張機能を使う。

PDFファイルは、様々なデバイスで閲覧することができる。以下では、代表的な方法をいくつか紹介する。

Adobe Acrobat ReaderなどのPDF閲覧ソフトを使う

多くのOSに標準搭載されているAdobe Acrobat ReaderなどのPDF閲覧ソフトは、無料で利用できる。PDFファイルの閲覧だけでなく、印刷、注釈、検索などの基本的な機能が備わっている。

代表的なPDF閲覧ソフトは以下の通り。

• Adobe Acrobat Reader DC
• Foxit Reader
• Sumatra PDF
• PDF-XChange Viewer
• Evince

これらのソフトは、高速な表示速度と安定した動作が特徴。また、注釈機能を使って、ファイルにメモやコメントを追加したり、検索機能を使って、ファイル内の文字列を検索したりすることができる。

Webブラウザを使う

PDFファイルはMicrosoft EdgeやGoogle ChromeなどのWebブラウザで開くことができる。

Webブラウザを使用することでPDFソフトのインストールの手間が不要であることと、複数のデバイスで同じ環境で閲覧できるメリットがある。

ただし、機能が限定されている場合や、動作が不安定になる場合がある。

その他の方法

上記以外にも、以下のような方法でPDFファイルを開ける。

• スマートフォンやタブレット端末: 専用アプリをインストールすることで、PDFファイルを閲覧できる。
• クラウドストレージ: DropboxやGoogle DriveなどのクラウドストレージサービスでPDFファイルを閲覧できる場合がある。
• オンラインサービス: ブラウザ上でPDFファイルを閲覧できるサービスが多数存在する。

これらの方法は、インストールの手間が不要であることや、インターネット環境があればどこでも閲覧できることがメリットである。

閲覧時の注意事項

• PDFファイルを開く際に、パスワードが設定されている場合がある。パスワードは、ファイル作成者に問い合わせる必要がある。
• PDFファイルにデジタル署名が付与されている場合は、ファイルの改ざんされていないことを確認できる。